Ein Sitzplan, der weiß, wer kommt.

Ein Sitzplan für die Hochzeit sagt jedem Gast, an welchen Tisch er gehört — und bei einem servierten Menü auch, auf welchen Stuhl. Schwierig ist nicht das Zeichnen der Tische. Schwierig ist, den Plan stimmig zu halten, während sich die Antworten ständig ändern. Hier ist die Arbeitsweise: wie sich das Sitzplan-Werkzeug selbst verhält, die Rechnung für runde Tische und lange Tafeln, die Reihenfolge, in der man einen Saal besetzt, und was mit den Gruppen zu tun ist, wegen derer Paare die ganze Aufgabe vor sich herschieben.

So funktioniert der Sitzplan-Ersteller für eure Hochzeit

Der Sitzplan von Pressed Love ist ein Raumplaner, keine Liste. Ihr zeichnet den Saal, dann besetzt ihr ihn.

1. Tische anlegen. Rund oder rechteckig wählen, jedem Tisch einen Namen geben („Brauttisch“, „Tisch 4“, „Oleander“) und festlegen, wie viele Plätze er hat. Die Tische auf dem Grundriss verschieben, bis der Plan der Form eures echten Saals entspricht.
2. Gäste per Ziehen platzieren. Eure bestätigten Gäste warten in einer Leiste neben dem Grundriss. Zieht einen Namen auf einen Tisch, und er bekommt einen Platz. Jemanden an einen anderen Tisch setzen ist eine einzige Bewegung — kein Umnummerieren, kein Neueintippen.
3. Die automatische Platzierung den ersten Entwurf machen lassen. Sie gruppiert Gäste nach der Gruppe, zu der sie gehören, setzt die größten Gruppen zuerst, damit sie nicht von kleineren auseinandergerissen werden, hält jede Begleitperson direkt neben der Person, die sie mitbringt, und bietet allen, die als VIP markiert sind, den Brauttisch an. Das Ergebnis seht ihr als Vorschau, bevor irgendetwas übernommen wird — ihr könnt es also verwerfen und euren eigenen Plan behalten.
4. Festhalten, was feststeht. Ein gesperrter Gast wird von späteren automatischen Durchgängen nie verschoben. Sperrt eure Eltern und den Brauttisch früh und macht euch keine Gedanken mehr darüber.
5. Den fertigen Plan teilen oder drucken. Eine schreibgeschützte Version lässt sich als Link mit der Location, der Hochzeitsplanerin oder den Gästen selbst teilen und als Aushang für den Eingang drucken.

Weil der Plan im selben Dashboard lebt wie eure Einladung, gibt es eine einzige Gästeliste für alles — die Einladung, die ihr per WhatsApp verschickt, die Antworten, die ihr sammelt, und den Saal, den ihr einrichtet.

Kostenloser Sitzplan-Ersteller für die Hochzeit?

Eine ehrliche Antwort, weil die meisten Seiten dieser Frage ausweichen. Ihr könnt eure ganze Einladung kostenlos gestalten und vollständig ansehen — bezahlt wird erst in dem Moment, in dem ihr veröffentlicht. Der Sitzplan gehört allerdings zu den Planungswerkzeugen im Essential-Paket (175 €, einmal bezahlt, lebenslanger Zugriff, kein Abo und keine Münzen pro Gast). Er ist keine kostenlose eigenständige Sitzplan-App, und das sagen wir lieber gleich, als euch einen Nachmittag zu stehlen.

Wenn es kostenlos sein muss, gibt es zwei ehrliche Möglichkeiten. Bei Hochzeiten bis etwa 60 Gäste funktioniert Papier wirklich: Unsere Sitzplan-Vorlage zum Ausdrucken liefert euch das Tischraster und die Checkliste, und Klebezettel auf dem Küchentisch schlagen für einen kleinen Saal jede Software. Ab etwa 80 Gästen bezahlt man ein Werkzeug nicht für das Zeichnen — sondern für das Nachrechnen. Jede geänderte Antwort zwingt euch, Rechnungen zu wiederholen, die ihr schon gemacht habt, und genau dabei verschwindet ein ganzer Abend.

Tischanordnungen, die funktionieren

Die Tischform entscheidet, mit wie vielen Menschen jeder Gast tatsächlich reden kann. Runde Tische geben jedem acht oder neun Gesprächspartner. Lange Tafeln geben jedem zwei Nachbarn und ein Gegenüber — intimer, aber weniger Austausch. Gemischte Anordnungen setzen eine lange Brauttafel quer an die Stirnseite und runde Tische darunter; das ist der häufigste Kompromiss.

Die Rechnung ist einfach: Plant etwa 60 cm Tischkante pro Gast ein.

Zwei Regeln zählen mehr als die Zahl der Tische. Erstens: Lasst mindestens 1,4 m zwischen den Tischkanten — das sind zwei zurückgeschobene Stühle plus eine Servicekraft, die durchgeht. Locations, die das ignorieren, haben am Ende einen Saal, den während der Reden niemand durchqueren kann. Zweitens: Plant rund 1,5 bis 1,9 m² Fläche pro sitzendem Gast ein, bevor Tanzfläche, Band, Bar oder Kuchentisch dazukommen. Wenn eure Location eine Kapazität für Stehempfänge angibt, ist das keine Kapazität für ein Essen im Sitzen.

Beim Brauttisch habt ihr drei Möglichkeiten: einen Zweiertisch nur für euch (am einfachsten, und so können beide Familien ihren eigenen Tisch ausrichten), einen Brauttisch für 8 bis 12 Personen mit Trauzeugen und engstem Kreis, oder eine lange Tafel an der Stirnseite mit den Eltern. Entscheidet das zuerst — alle anderen Tische richten sich danach.

Gäste platzieren: die richtige Reihenfolge

Die meisten Paare fangen mit dem schwierigsten Gast an und kommen dann nicht weiter. Beginnt stattdessen mit den Fixpunkten: Dann bleiben für die schwierigen Fälle weniger mögliche Plätze übrig — und die Entscheidung fällt fast von selbst.

1. Wartet die Antwortfrist ab. Eine unbestätigte Liste zu platzieren ist Arbeit, die ihr wegwerft. Setzt die Frist 3 bis 4 Wochen vor der Hochzeit — den kompletten Zeitplan findet ihr in unserem Ratgeber wann man Hochzeitseinladungen verschickt.
2. Setzt den Brauttisch. Zweiertisch, Tisch mit dem engsten Kreis oder lange Tafel — und stellt ihn dorthin, wo der ganze Saal ihn während der Reden sieht.
3. Setzt die Anker. Eltern, Großeltern, Trauredner und alle mit besonderen Bedürfnissen beim Zugang: nahe einem Ausgang, weg von den Lautsprechern, mit stufenlosem Weg zu den Toiletten. Diese Menschen lassen sich am wenigsten umsetzen, also setzt sie zuerst und sperrt sie.
4. Setzt Gruppen als ganze Blöcke, die größten zuerst. Ein Tisch funktioniert, wenn eine Gruppe daran sitzt, die sich schon kennt, plus ein oder zwei gesellige Brückenbauer. Er funktioniert nicht, wenn fünf Paare daran sitzen, die sich nie begegnet sind.
5. Verteilt die Einzelnen. Übrige Einzelgäste, einzeln eingeladene Kolleginnen und Kollegen, Begleitpersonen, die ihr nie getroffen habt. Setzt sie an den herzlichsten Tisch mit freiem Platz, nie an einen Resttisch.
6. Bringt den Saal ins Gleichgewicht. Beide Familien sollten gleich gute Tische haben. Ältere Gäste weg von der Band; der lauteste Tisch an die Tanzfläche.
7. Macht die Kontrollen. Ernährungswünsche, Kinderstühle, Platz für Rollstühle und an jedem Tisch ein freier Platz für späte Änderungen.
8. Veröffentlicht und informiert. Schickt Location und Caterer den fertigen Plan 7 bis 10 Tage vorher, nachdem die Personenzahl etwa 14 Tage vorher feststeht.

Wohin mit schwierigen Gruppen

Geschiedene oder zerstrittene Eltern. Zwei gleichwertige Gastgebertische, ungefähr gleich weit vom Brauttisch entfernt, jeder mit den eigenen unterstützenden Verwandten. Setzt sie nie zusammen, außer sie haben es euch ausdrücklich so gesagt. Wieder verheiratete Eltern sitzen mit ihrem Partner oder ihrer Partnerin. Achtet darauf, dass die beiden Tische keinen direkten Blickkontakt haben, damit während der Reden niemand den anderen beobachtet.

Kolleginnen und Kollegen. Ein Arbeitstisch, an dem ein Partner oder eine aufgeschlossene Freundin als Brücke mitsitzt, funktioniert viel besser, als vier Kollegen auf vier Tische voller Fremder zu verteilen. Vorsicht bei Menschen, die einander vorgesetzt sind — am Tisch mit dem Chef entspannt sich niemand.

Kinder. Unter Dreijährige sitzen immer bei ihren Eltern. Ein Kindertisch lohnt sich nur bei vier oder mehr Kindern ähnlichen Alters und mit einem Erwachsenen oder älteren Cousin, der die Aufsicht übernimmt; sonst sitzt jedes Kind neben seinem Elternteil. Teenager hassen den Kindertisch mehr als alle anderen — setzt sie zu den Erwachsenen. Platziert Kinder nahe einem Ausgang für den unvermeidlichen frühen Aufbruch und weg von den Lautsprechern.

Begleitpersonen, die ihr nie getroffen habt. Sie sitzen neben der Person, die sie mitgebracht hat — nicht gegenüber, nicht einen Platz weiter. Sitzt ihr Partner am Brauttisch, braucht die Begleitperson einen Tisch, an dem mindestens zwei Menschen aktiv mit ihr ins Gespräch kommen.

Alleinstehende Gäste. Baut keinen Singletisch. Man erkennt ihn schon von der Tür aus, und alle daran fühlen sich beobachtet. Verteilt Einzelgäste auf Gruppen, in denen sie bereits jemanden kennen.

Gäste, die nicht in der Nähe voneinander sitzen dürfen. Verschiedene Tische, verschiedene Blickachsen und nicht Rücken an Rücken — 1,4 m zwischen den Tischkanten sind kein Puffer, wenn sich zwei Stühle in der Mitte treffen.

Ein Sitzplan, der sich mit euren Zu- und Absagen aktualisiert

Das ist der Teil, den eine Tabelle nicht kann, und der Grund, warum der Plan in der Einladung lebt statt daneben. Euer Sitzplan und eure Verwaltung der Zu- und Absagen (RSVP) sind dieselbe Gästeliste, deshalb gilt:

• Eine Absage gibt den Platz sofort frei. Kein Suchen in einer Tabelle, an welchem Tisch dieser Gast saß.
• Eine neue Zusage erscheint als „noch nicht platziert“. Ihr seht jederzeit genau, wer noch keinen Platz hat.
• Die Kapazität zählt Menschen, nicht Zeilen. Ein Haushalt, der für drei antwortet, belegt drei Plätze. Ein Zehnertisch, an dem schon ein Paar sitzt, hat acht freie Plätze, nicht neun — die Rechnung, die Tabellen still und leise ruiniert, übernimmt das System.
• Begleitpersonen bleiben bei dem Gast, der sie mitbringt. Kein automatischer Durchgang setzt sie allein an einen anderen Tisch.
• Ernährungshinweise und Markierungen wandern mit dem Namen. Wenn ihr den Plan dem Caterer gebt, stehen die Anforderungen schon darauf.
• Gesperrte Zuordnungen werden respektiert. Was ihr festgelegt habt, bleibt fest, egal wie oft sich der Rest des Plans ändert.

Ganz praktisch: Ihr pflegt nicht mehr zwei Versionen der Wahrheit. Jede späte Änderung eurer Gäste — und in den letzten zwei Wochen wird es einige geben — landet an einem Ort.

Sitzplan, Escort Cards oder Platzkarten

Diese drei Begriffe werden oft verwechselt, dabei meinen sie nicht dasselbe.

Ihr braucht nicht alle drei. Sitzplan plus Platzkarten ist die übliche Kombination für ein serviertes Menü, weil die Küche wissen muss, welcher Teller an welchen Stuhl gehört. Für ein Buffet reicht der Sitzplan allein. Escort Cards ersetzen den Sitzplan, statt ihn zu ergänzen — entscheidet euch für das eine oder das andere, sonst lesen die Gäste beides und trauen keinem.

Die digitale Version des Aushangs am Eingang ist ein geteilter Link oder ein QR-Code: Gäste suchen ihren Namen auf dem Handy und sehen ihren Tisch, und denselben Plan könnt ihr trotzdem für die Tür ausdrucken. Wenn ihr ohnehin eine Save-the-Date-Karte und die Einladung digital verschickt, ist das eine Sache weniger für die Druckerei — die Abwägung findet ihr ausführlicher in digitale oder gedruckte Hochzeitseinladungen.

Bereit, den Saal zu planen? Beginnt eure Einladung — Gestalten und Vorschau sind kostenlos, ihr könnt zuerst die Vorlagen ansehen, und der Sitzplan wartet im selben Dashboard, wenn ihr so weit seid. Wenn ihr noch am Text der Einladung sitzt, bringen euch unsere Formulierungsbeispiele für Hochzeitseinladungen schneller ans Ziel.