Mapa de Mesas de Casamento: Modelos Grátis

Um modelo de planta de mesas para casamento é, na verdade, duas coisas: uma grelha que guarda os dados dos convidados e uma planta da sala que guarda as mesas. Este guia dá-lhe as duas — um modelo gratuito, pronto a copiar, que reconstrói no Google Sheets ou no Excel em cerca de dez minutos, mais quatro esquemas de disposição reais, desenhados e dimensionados para 50, 100 e 150 convidados, com as contas das mesas por trás de cada um.

Porque é que a planta de mesas pesa mais do que se imagina

A planta de mesas é a última grande decisão da organização do casamento e é a que mais determina como o dia se vai sentir. Os convidados passam entre 90 minutos e três horas sentados à mesa. É mais tempo do que a cerimónia, os discursos e a primeira dança somados. Quem está à direita e à esquerda de cada um é, na prática, o casamento dessa pessoa.

Há ainda uma função operacional que nada tem a ver com ambiente. O catering precisa de saber quantos pratos vão para cada mesa e quais são os de peixe. O espaço precisa de saber quantas mesas montar e onde. O fotógrafo precisa de saber onde estão sentados os pais para os encontrar durante os discursos. Uma planta de mesas que só existe na sua cabeça chumba nos três testes.

A ordem prática é simples: enviar os convites, recolher as respostas e só depois sentar a sala. Se ainda está no primeiro passo, os nossos guias sobre quando enviar os convites de casamento e sobre o texto do convite de casamento tratam do calendário e das palavras. Volte aqui quando as respostas começarem a chegar.

Contas de mesa: quantas pessoas cabem mesmo

Quase todos os problemas de uma planta de mesas são um problema de matemática disfarçado. O número mais útil de todos é o espaço por convidado ao longo do bordo da mesa: 60 cm é confortável, 50 cm é apertado. Tudo o que se segue decorre daí.

Três ajustes que apanham toda a gente de surpresa:

• O serviço à família custa-lhe dois lugares por redonda. As travessas de partilhar ocupam espaço. Uma redonda de 152 cm que leva dez pessoas com serviço ao prato leva oito quando a comida sobe à mesa.
• Uma redonda de dez não é uma conversa, são três. Numa redonda de 152 cm, os convidados que ficam exatamente frente a frente estão a 152 cm de distância, com um centro de mesa pelo meio. Sente as pessoas de modo a que cada uma tenha dois bons vizinhos; não conte com a mesa a entender-se toda.
• A área ocupada é maior do que a mesa. Uma redonda de 152 cm com as cadeiras afastadas ocupa mais ou menos um círculo de 3 m, e é preciso um corredor de serviço de 1,4 m entre bordos de mesas. Conte cerca de 1,2 m² de chão por convidado sentado em redondas e cerca de 0,9 m² em mesas compridas, antes de acrescentar a pista de dança.

Para a pista de dança, conte 0,25 m² por convidado, partindo do princípio de que cerca de metade dança ao mesmo tempo. Um casamento de 100 convidados quer mais ou menos 25 m² — um quadrado de 5 m por 5 m.

Quatro esquemas de disposição, dimensionados para 50, 100 e 150 convidados

Em baixo estão os quatro esquemas que cobrem a esmagadora maioria dos casamentos reais. Cada desenho está em proporção aproximada, com o número de convidados por mesa indicado por baixo do nome da mesa.

Esquema A — Só redondas (a escolha por omissão)

A disposição mais flexível, a mais fácil de preencher e aquela para a qual quase todos os espaços já têm o mobiliário. As redondas partem uma sala grande em pequenas unidades sociais e permitem isolar as dinâmicas de grupo mesa a mesa. O ponto fraco são as linhas de visão: numa redonda de dez, três ou quatro convidados vão ficar de costas para os noivos durante os discursos.

ESQUEMA A - 100 convidados, 10 redondas de 10

+--------------------------------------------------------+
|  ENTRADA                                        [ BAR ] |
|                                                         |
|    ( M7 )      ( M8 )      ( M9 )      ( M10 )          |
|      10          10          10           10            |
|                                                         |
|    ( M3 )      ( M4 )      ( M5 )      ( M6 )           |
|      10          10          10           10            |
|                                                         |
|         ( M1 )                    ( M2 )                |
|           10                        10                  |
|                                                         |
|              +-----------------------+                  |
|   [ BOLO ]   |    PISTA DE DANÇA     |  [ DJ / BANDA ]  |
|              |        5m x 5m        |                  |
|              +-----------------------+                  |
|                                                         |
|                 [== MESA DOS NOIVOS ==]                 |
+--------------------------------------------------------+

M1 e M2 são as mesas mais perto: pais, avós, celebrante.
M7-M10 são as mais afastadas: colegas, acompanhantes, amigos que chegam tarde.

Como o escalar. 50 convidados: cinco redondas de dez, ou seis redondas de oito com dois lugares de reserva. 100 convidados: dez redondas de dez, ou treze redondas de oito. 150 convidados: quinze redondas de dez, dispostas em três faixas de cinco em vez de uma grelha única, para que ninguém fique a mais de quatro mesas da pista de dança.

Esquema B — Em U (ferradura)

Uma única mesa contínua dobrada em U, com os noivos ao centro do lado superior. Toda a gente vê toda a gente, os discursos chegam a todos sem microfone e nas fotografias fica imponente. É a melhor disposição entre 40 e 70 convidados e deixa de funcionar acima dos 80, porque os braços ficam tão compridos que nas pontas se está a celebrar outro casamento.

ESQUEMA B - 50 convidados, em U (sentados só no lado exterior)

+------------------------------------------------------+
|                                                      |
|      o  o  o  o  o  o  o  o  o  o  o  o  o  o        |
|    +==============LADO SUPERIOR==============+        |
|    |                                         |        |
|  o | o                                     o | o      |
|  o | o        ( centro livre para          o | o      |
|  o | o          o serviço e para           o | o      |
|  o | o          o fotógrafo )              o | o      |
|  o | o                                     o | o      |
|    | |                                     | |        |
|    +=+                                     +=+        |
|   BRAÇO ESQ.                            BRAÇO DTO.    |
|                                                      |
|            +-------------------------+               |
|            |     PISTA DE DANÇA      |               |
|            +-------------------------+               |
+------------------------------------------------------+

Lado superior: 3 mesas de 244 cm, noivos ao centro, 14 lugares
Cada braço:    2 mesas de 244 cm, 18 lugares por braço (dois lados)
Total:         50 lugares.  o = um convidado

Como o escalar. 50 convidados como está desenhado. Para 100 seriam precisos braços de quatro ou cinco mesas, o que põe o último convidado a 12 m dos noivos — nesse ponto passe para o Esquema D. Nunca sente convidados no lado interior do lado superior: fica com as costas viradas para a sala e bloqueia o percurso do serviço.

Esquema C — Filas compridas de banquete

Filas paralelas de mesas retangulares, ao estilo de sala de banquete. É a disposição mais eficiente que existe em termos de espaço, senta mais pessoas por metro quadrado e cria um corredor central de grande efeito. Também fixa cada convidado em exatamente duas conversas durante toda a refeição, por isso aqui as decisões de lugar contam mais do que em qualquer outro esquema.

ESQUEMA C - 150 convidados, quatro filas compridas + mesa de honra

+------------------------------------------------------------+
|          [======  MESA DE HONRA (10)  ======]              |
|                                                            |
|   FILA A +==========================================+  42  |
|          +==========================================+      |
|                                                            |
|   FILA B +==========================================+  34  |
|          +==========================================+      |
|                                                            |
|   FILA C +==========================================+  34  |
|          +==========================================+      |
|                                                            |
|   FILA D +==========================================+  30  |
|          +==========================================+      |
|                                                            |
|  [ BAR ]      +------------------------+     [ BANDA ]     |
|               |     PISTA DE DANÇA     |                   |
|               +------------------------+                   |
+------------------------------------------------------------+

Contas de lugares com mesas de 244 cm:  lugares = (8 x mesas) + 2
  Fila A = 5 mesas -> 42     Fila C = 4 mesas -> 34
  Fila B = 4 mesas -> 34     Fila D = 4 mesas -> 30 (2 lugares livres)
Mesa de honra = 3 mesas, só de um lado, 10 lugares de 73 cm cada
Total sentado: 140 convidados + 10 na mesa de honra = 150

Como o escalar. 50 convidados: duas filas de três mesas (26 cada) ou uma única mesa imperial de seis mesas com 50 lugares. 100 convidados: três filas de quatro mesas (34 cada). 150 convidados: como está desenhado. Não passe das cinco mesas por fila; a partir daí, quem está ao fundo não ouve os discursos nem vê os noivos.

Esquema D — Misto (mesa de honra comprida mais redondas)

O compromisso prático, e a disposição a que a maioria dos wedding planners recorre a partir dos 100 convidados. Uma mesa de honra comprida dá-lhe a âncora visual e as linhas de visão para os discursos; as redondas atrás dão-lhe a flexibilidade social e os corredores de serviço. É também a disposição que melhor gere famílias separadas, porque pode colocar duas redondas de pais com igual destaque de cada lado da mesa de honra.

ESQUEMA D - 100 convidados, mesa de honra (12) + 11 redondas de 8

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|                                                             |
|         [=======  MESA DE HONRA  -  12 lugares  =======]    |
|                                                             |
|   ( P1 )                                          ( P2 )    |
|     8                                               8       |
|   pais A                                         pais B     |
|                                                             |
|      ( M1 )      ( M2 )      ( M3 )      ( M4 )             |
|        8           8           8           8                |
|                                                             |
|      ( M5 )      ( M6 )      ( M7 )      ( M8 )             |
|        8           8           8           8                |
|                                                             |
|  [ CRIANÇAS ]           +------------------+                |
|       6                 |  PISTA DE DANÇA  |   [ BANDA ]    |
|   à vista de P1/P2      +------------------+                |
|                                                             |
|  [ BAR ]                                   SAÍDA / TERRAÇO  |
+-------------------------------------------------------------+

Mesa de honra 12  |  P1 + P2  16  |  M1-M8  64  |  Crianças  6
Total 98 sentados, 2 lugares livres guardados para mudanças tardias.

Como o escalar. 50 convidados: mesa de honra de oito mais cinco redondas de oito. 100 convidados: como está desenhado. 150 convidados: mesa de honra de doze mais dezassete redondas de oito, divididas em dois blocos com uma passagem central, para que a sala não se leia como um campo indiferenciado de mesas.

Mesa de honra, mesa dos noivos ou mesa imperial

Onde pôr as pessoas difíceis

Pais divorciados ou de relações cortadas

Dê a cada progenitor uma mesa própria, com igual destaque e à mesma distância de si, e deixe que cada um receba o seu ramo da família. «Igual» é a palavra que conta: um dos pais à frente e o outro ao fundo lê-se como uma sentença. Não sente um ex-cônjuge e um novo companheiro juntos a não ser que todas as pessoas envolvidas tenham dito de forma clara que não há problema. Pergunte diretamente. No Esquema D acima, as redondas P1 e P2 existem exatamente para isto.

Acompanhantes

Sente um acompanhante ao lado do respetivo par e ponha esse par numa mesa onde pelo menos outras duas pessoas os conheçam. Um acompanhante que conhece exatamente uma pessoa na sala é o seu convidado em maior risco. Se tiver vários acompanhantes sem ligação ao resto da sala, junte-os na mesa dos seus amigos mais sociáveis — aqueles que se apresentam sozinhos sem precisar de empurrão.

Crianças

Os menores de cinco anos ficam com os pais, sem exceções. Dos seis aos doze podem partilhar uma mesa de crianças com não mais de oito lugares, colocada à vista das mesas dos pais, longe das colunas e do bar e perto de uma saída, para que uma criança cansada possa sair sem atravessar a sala. Os adolescentes são adultos e vão ficar ofendidos com uma mesa de crianças. Ponha um adulto tranquilo ou uma ama contratada à cabeceira.

Colegas de trabalho

Agrupe os colegas em uma ou duas mesas em vez de os espalhar. Um colega sozinho no meio dos seus primos passa três horas a explicar quem é. Duas regras: não sente ninguém ao lado da sua chefia direta e não ponha a mesa do trabalho no sítio mais afastado de tudo — as pessoas reparam.

Convidados mais velhos e acessibilidade

Sente os convidados idosos e quem tiver dificuldades de mobilidade longe das colunas, perto de uma entrada acessível e das casas de banho, e fora do percurso principal do serviço. Deixe um caminho livre de 1,2 m até ao lugar de quem usa cadeira de rodas e anote-o na planta, para que o espaço não decida amavelmente mudar uma mesa no próprio dia.

Convidados que não devem ficar perto uns dos outros

Use a regra das duas mesas: ponha pelo menos duas mesas de separação física entre pessoas com histórias passadas e garanta que nenhuma delas tem linha de visão desimpedida para a outra. Nunca as sente à mesma mesa com a teoria de que são adultas.

Fornecedores

O fotógrafo, o videógrafo, a banda e o wedding planner costumam ter a refeição prevista em contrato. Dê-lhes uma mesa pequena fora da linha de visão dos convidados, ou uma sala à parte — e conte-os nos números do catering, porque essas refeições são cobradas quer se tenha lembrado delas quer não.

A ordem por que se constrói uma planta de mesas

Fazer estes passos pela ordem errada é a razão por que uma planta de mesas leva um fim de semana inteiro. Por esta ordem leva cerca de duas horas.

1. Peça a planta do espaço e o inventário real das mesas. Pergunte ao espaço o que tem mesmo: quantas redondas, de que diâmetro, quantas retangulares, quantas cadeiras. Há imensas disposições que são redesenhadas de raiz simplesmente porque o casal planeou com redondas de 183 cm e o espaço só tem as de 152.
2. Espere por cerca de 80% das respostas. Normalmente três a quatro semanas antes. Começar antes disso é trabalho repetido garantido.
3. Marque primeiro os pontos fixos. Pista de dança, banda ou DJ, bar, bolo, portas de serviço, saídas de emergência. Não são negociáveis e definem onde as mesas podem ficar.
4. Coloque os noivos. Mesa de honra, mesa dos noivos ou mesa imperial — decida isto antes de tudo o resto, porque tudo se posiciona em relação a essa mesa.
5. Coloque as pessoas mais importantes. Pais, avós, celebrante. Mesas mais próximas, linhas de visão desimpedidas.
6. Coloque os padrinhos e amigos próximos (e os companheiros, se não estiverem na mesa de honra).
7. Construa grupos, não mesas. No papel, divida a lista de convidados em unidades naturais — os amigos da faculdade, os primos, os vizinhos, o grupo do trabalho. Quase todos os convidados pertencem exatamente a um.
8. Atribua grupos a mesas, do maior para o mais pequeno. Um grupo de nove vai para uma redonda de dez; o último lugar é a sua escolha livre para alguém que encaixe no ambiente da mesa.
9. Coloque os que sobram. Um punhado de convidados não vai pertencer a grupo nenhum. Junte-os por interesses comuns ou por momento de vida, não por estado civil. Não existe uma boa mesa de solteiros.
10. Faça três passagens de revisão: acessibilidade, ruído (quem fica ao lado das colunas) e agrupamento por restrições ou pratos escolhidos, para que o serviço seja rápido.
11. Guarde dois lugares de reserva. Alguém vai mudar de ideias a seis dias do casamento.
12. Publique-a. Marcadores de lugar ou um painel com a planta para os convidados, um mapa de mesas com os pratos escolhidos para o catering e uma cópia para o espaço — cinco a sete dias antes.

O modelo gratuito de planta de mesas

Este é o modelo de planta de mesas que voltaríamos a construir para o nosso próprio casamento. São duas folhas. Copie os cabeçalhos abaixo para o Google Sheets ou o Excel exatamente como estão escritos e vai funcionar.

Folha 1 — Convidados

Folha 2 — Mesas

As quatro fórmulas que fazem o modelo funcionar. Cole-as na linha 2 da Folha 2 e arraste para baixo. (Se o seu Excel estiver em português, COUNTIFS chama-se CONTAR.SE.S, COUNTIF é CONTAR.SE e IF é SE.)

D2  Atribuídos  =COUNTIFS(Convidados!$D:$D, $A2, Convidados!$C:$C, "Sim")
E2  Livres      =$C2 - $D2
F2  Alerta      =IF($D2 > $C2, "ACIMA DA LOTAÇÃO", "")
G2  Conta peixe =COUNTIFS(Convidados!$D:$D, $A2, Convidados!$F:$F, "Peixe")

Em qualquer sítio da Folha 2, o total confirmado em tempo real:
    =COUNTIF(Convidados!$C:$C, "Sim")

Convidados confirmados mas ainda sem lugar:
    =COUNTIFS(Convidados!$C:$C, "Sim", Convidados!$D:$D, "")

Depois acrescente uma única regra de formatação condicional à coluna E da Folha 2: formatar células se o valor for inferior a 0, preencher a vermelho. Essa regra sozinha apanha o erro mais comum das plantas de mesas — sentar em silêncio onze pessoas numa mesa de dez — no instante em que acontece.

Há dois hábitos que fazem este modelo sobreviver ao contacto com a realidade. O primeiro: uma linha por pessoa, nunca uma linha por casal; no momento em que escrever «Inês + acompanhante» numa só célula, todas as contas que fizer ficam erradas. O segundo: reconcilie-o com as respostas reais uma vez por semana. Esse segundo hábito é toda a fraqueza da abordagem por folha de cálculo, e é o assunto da secção seguinte.

Saltar a folha de cálculo: uma planta de mesas que sabe quem respondeu

Uma folha de cálculo é uma fotografia da lista de convidados no dia em que a atualizou pela última vez. Não sabe que o Miguel desistiu na terça-feira nem que a Rita acrescentou um acompanhante na quinta. Todos os casais que construíram uma passaram pela mesma experiência: a planta e as respostas passam a discordar em silêncio, e a coisa só se descobre no telefonema em que o catering pede os números finais.

É esse o problema que a planta de mesas com arrastar e largar do Pressed Love Premium existe para eliminar. Está construída sobre exatamente a mesma lista de convidados que gere as suas confirmações, por isso não é uma cópia das respostas — é as suas respostas. Acrescente uma mesa, dê-lhe um nome, defina quantos lugares tem e arraste os convidados para cima dela. Quando alguém desiste, o lugar liberta-se sozinho. Quando alguém traz um acompanhante, o acompanhante já está na lista à espera de lugar. As restrições alimentares e os pratos escolhidos viajam com o convidado, por isso o resumo mesa a mesa que o catering quer já está montado.

A planta de mesas faz parte do plano Premium (€575), a par da checklist de organização e do controlo de orçamento. O Starter (€49) cobre o convite em si; o Essential (€175) acrescenta a gestão dos RSVP — por isso, se for usar o modelo gratuito acima, o Essential dá-lhe na mesma dados de resposta fiáveis a partir dos quais o construir. Os três são pagamentos únicos com acesso vitalício; veja o detalhe completo dos preços.

Nove erros de planta de mesas que vale a pena evitar

1. Começar antes de as respostas chegarem. Abaixo de cerca de 80% de respostas, está a arrumar hipóteses.
2. Encher todas as mesas até ao último lugar. Deixe dois lugares de reserva em toda a sala. As mudanças tardias são certas; uma sala cheia significa redesenhar tudo.
3. A mesa dos solteiros. Toda a gente a identifica em noventa segundos e nunca ninguém ficou grato por ela.
4. Esquecer os fornecedores. Fotógrafo, videógrafo, banda e wedding planner precisam de lugares e de refeições, e o catering fatura-as de qualquer forma.
5. Pôr a mesa das crianças ao lado das colunas. Ou do bar. Linha de visão para os pais, perto de uma saída, longe do barulho.
6. Ignorar as linhas de visão dos discursos. Nas redondas, decida conscientemente quem fica de costas para si — e não deve ser a sua avó.
7. Desenhar uma disposição que o espaço não consegue mobilar. Confirme o inventário real das mesas antes de desenhar seja o que for.
8. Entregar ao espaço uma planta ilegível. Precisam de nomes de mesas, número de lugares e número de pratos num formato que possam imprimir, não de uma captura de ecrã de uma folha de cálculo com 40% de zoom.
9. Manter a planta e as respostas em sítios diferentes. Se os RSVP estão numa conversa de WhatsApp e a planta está no Sheets, os dois vão divergir. Escolha uma única fonte de verdade.

Antes da planta: garanta boas respostas

Tudo o que está acima depende de ter dados de RSVP exatos e completos — o que, por sua vez, depende de como perguntou. Links individuais enviados um a um por WhatsApp, SMS ou email funcionam sistematicamente melhor do que um único link partilhado, porque fica a saber exatamente quem respondeu e pode insistir só com quem falta. É esse o mecanismo por trás de enviar convites de casamento por WhatsApp, e está tratado em detalhe no nosso guia dos convites por WhatsApp.

Se ainda está numa fase anterior: veja os modelos de convite, envie um save the date para fixar a data, leia digital contra papel e porque é que os casais escolhem o digital, ou simplesmente comece a criar o seu convite e volte a esta página quando as respostas chegarem.

Perguntas frequentes