Quando Enviar os Save the Date: Calendário

Enviem os save the dates 6 a 8 meses antes de um casamento perto de casa e 9 a 12 meses antes de um destination wedding. O convite completo chega depois: 6 a 8 semanas antes se o casamento for por perto, 10 a 12 semanas se for longe. Em baixo fica o calendário completo por tipo de casamento, mais as duas decisões em que os noivos ficam sempre presos: quem deve receber um e se se pode enviar antes de assinar com o espaço.

Calendário dos save the dates: tabela de referência

Encontrem o vosso tipo de casamento na coluna da esquerda e leiam a linha até ao fim. Todas as linhas partem do princípio de que a data já está confirmada — é a única condição que tem de ser verdadeira antes de o resto desta página fazer sentido.

Quando é que se enviam os save the dates?

O save the date envia-se no momento em que duas coisas se tornam verdadeiras ao mesmo tempo: a data está fechada e os convidados ainda têm tempo suficiente para organizar a vida à volta dela. Na maioria dos casamentos, esse cruzamento acontece 6 a 8 meses antes.

Ajuda ter claro para que serve realmente um save the date. Não é um convite em miniatura. Não leva programa, nem dress code, nem RSVP. A sua única função é reservar um quadrado na agenda de alguém antes que outra coisa o ocupe. Aquilo para que os convidados precisam desse tempo é bastante concreto:

• Pedir férias, que muitas empresas exigem com meses de antecedência
• Comprar voos enquanto os preços ainda são razoáveis
• Reservar alojamento antes de a oferta local se esgotar
• Organizar quem fica com as crianças ou com os animais num fim de semana fora
• Dizer que não ao outro casamento, ao batizado ou à viagem de trabalho que calha no mesmo fim de semana

Este último ponto pesa mais do que os noivos esperam. A época de casamentos é densa, e os convidados que mais querem ter presentes — os amigos próximos, na casa dos vinte e dos trinta — são precisamente os que recebem mais convites a competir entre si. O save the date é a forma de passarem para a frente dessa fila.

Com quanta antecedência se enviam os save the dates?

Seis a oito meses é a resposta para a esmagadora maioria dos casamentos. O que interessa é perceber os limites de um lado e do outro, para poderem avaliar o vosso casamento em vez de seguirem uma regra às cegas.

Mais de 10 meses: normalmente cedo demais

Passados uns dez meses, a maioria dos convidados não vê a agenda com nitidez suficiente para a mensagem fazer efeito. O cartão é admirado, colado no frigorífico e esquecido. Pior ainda: enviar cedo demais costuma significar anunciar antes de os vossos próprios planos estarem estáveis — e o risco de terem de mudar a data cresce quanto mais para trás forem. As exceções existem mesmo: destination weddings, fins de semana prolongados e qualquer casamento em que uma fatia significativa dos convidados apanha um voo longo.

Seis a oito meses: a janela habitual

É aqui que o horizonte de planeamento e a memória se sobrepõem. Os convidados conseguem pedir férias, os preços das viagens ainda são razoáveis e o casamento está perto o suficiente para parecer real. Se levarem um único número deste artigo, levem este.

Menos de 4 meses: estão a comprimir toda a gente

Um save the date que chega a quatro meses ainda ajuda, mas esmaga o espaço entre ele e o convite, que sai 6 a 8 semanas antes do dia. Nessa altura estão a enviar duas mensagens dentro de oito semanas e a segunda faz quase todo o trabalho. Se já estão dentro dos quatro meses, ponderem saltar em frente — vejam a secção sobre noivados curtos, mais abaixo.

Nunca antes de a data ser certa

Esta regra sobrepõe-se a qualquer outra consideração de calendário. Um save the date é um pedido de compromisso, e pedir às pessoas que guardem uma data duas vezes gasta a boa vontade de que vão precisar mais à frente. Se o contrato com o espaço não está assinado e a data ainda pode deslizar um fim de semana, esperem. Se a data está fixa e só falta decidir o espaço, enviem.

Quando enviar os save the dates de um destination wedding

Nove a doze meses. Aproximem-se dos doze completos se alguma destas condições se aplicar: o casamento cai em época alta naquela região, os convidados atravessam mais do que um fuso horário, o destino tem pouca oferta de alojamento, ou estão a pedir às pessoas mais de dois dias de férias.

O save the date de um destination wedding tem de trabalhar um pouco mais do que um local, porque é com base nele que os convidados tomam decisões financeiras:

• Indiquem o intervalo de datas, não só o dia da cerimónia. Se esperam que os convidados cheguem na sexta-feira e partam na segunda, digam-no. Quando se dá apenas um sábado, as pessoas reservam o número errado de noites.
• Digam qual é o aeroporto mais próximo. Uma linha poupa-vos cinquenta mensagens individuais mais tarde.
• Deem uma ideia da ordem de grandeza dos custos. Uma frase como "temos quartos reservados a partir de cerca de €120 por noite, seguem-se os detalhes" permite aos convidados decidir cedo e com honestidade.
• Digam quando é que chega o convite. "Todos os detalhes na primavera" trava as perguntas de seguimento.

Se os convidados vêm de vários países, o save the date é também o momento em que a língua se torna, pela primeira vez, um problema prático. Um convite Pressed Love é publicado em 29 línguas: cada convidado abre o link e vê-o na língua do próprio telemóvel, com um seletor manual caso prefira outra. Vocês escrevem o texto de origem uma só vez. Para uma lista de convidados internacional, é a maior razão isolada para fazer o save the date digital em vez de impresso.

Quando enviar os save the dates de um casamento em fim de semana prolongado

Dez a doze meses. Os fins de semana prolongados — feriados, pontes, os dias à volta do Natal e do Ano Novo — são as datas mais disputadas do ano de qualquer pessoa. Não estão a competir tanto com outros casamentos como com tradições de família, viagens já reservadas e planos que as pessoas fazem todos os anos sem sequer pensar.

Duas coisas a acrescentar a um save the date destes. Primeiro, reconheçam-no abertamente: uma linha como "sabemos que é um fim de semana prolongado e adorávamos passar parte dele convosco" soa a consideração e não a presunção. Segundo, sejam explícitos sobre em que dia do fim de semana cai o casamento, para que os convidados possam construir o resto da folga à volta dele em vez de riscarem os três dias.

Contem com uma taxa de aceitação ligeiramente mais baixa do que num sábado normal, por muito cedo que enviem, e façam a lista de convidados a contar com isso.

Quando enviar os save the dates se o noivado for curto

Os noivados curtos não exigem uma filosofia diferente, apenas uma execução mais rápida. O fator decisivo é quanto espaço resta entre hoje e o casamento.

• 6 a 9 meses: enviem o save the date agora, uma ou duas semanas depois de fixarem a data. Não esperem por um design de que se apaixonem; nesta fase a mensagem conta mais do que a estética. O convite completo continua a sair às 6 a 8 semanas.
• 5 a 6 meses: o save the date ainda vale a pena, mas mantenham-no curto e façam-no seguir do convite às 8 semanas. Ponderem avisar primeiro as pessoas mais próximas por telefone ou mensagem de voz, para que quem é importante não fique a saber por uma comunicação em massa.
• Menos de 5 meses: saltem o save the date. Ponham o esforço em fazer sair o convite completo 8 a 10 semanas antes do dia, com todos os detalhes práticos lá dentro, e marquem o prazo do RSVP para 3 semanas antes. Dois anúncios separados dentro de uma janela tão curta enfraquecem-se um ao outro.

É aqui que o digital muda mesmo as contas. Os save the dates impressos precisam de três a seis semanas entre design, provas, impressão e expedição antes sequer de chegarem a uma caixa de correio — com um noivado curto, esse tempo é uma fatia considerável da margem que resta. Um save the date digital passa da decisão à entrega no mesmo dia.

Quem recebe um save the date

Toda a gente da vossa lista principal, e mais ninguém. Em concreto, isso significa:

• A família mais próxima dos dois lados
• Os padrinhos e as madrinhas, com os respetivos companheiros
• Os convidados que vão ter de viajar ou tirar dias de férias — que é quase toda a razão de existir do save the date
• Qualquer pessoa cuja ausência vos deixaria genuinamente tristes

Dois grupos de que toda a gente se esquece: os convidados que já vão a outro evento que estão a organizar (continuam a precisar da data por escrito) e o celebrante, o fotógrafo ou outros fornecedores que são também amigos pessoais.

A regra sem exceções

Quem recebe um save the date tem de receber um convite. Não há maneira elegante de fugir a isto. Um save the date é uma promessa, e retirá-la porque a lista encolheu, o orçamento apertou ou o espaço tinha menos lugares do que pensavam é a coisa mais destrutiva que podem fazer a uma amizade durante a organização.

A consequência prática é que a vossa lista de save the dates deve ser mais curta do que aquilo que imaginam que virá a ser a lista de convidados. Enviem às pessoas de quem têm a certeza. Guardem todos os nomes em dúvida — os colegas de segunda linha, os acompanhantes de relações que podem não durar o ano, os primos afastados — para a fase do convite, quando já souberem os números finais. Se o save the date não chegar a alguém que depois recebe convite, não se perdeu nada. Ao contrário, não há recuperação possível.

A mesma lógica vale para acompanhantes e crianças. Se o save the date estiver endereçado a "Inês e Rodrigo", comprometeram-se a convidar o Rodrigo. Se ainda não têm a certeza, enderecem-no só à Inês e resolvam a questão do acompanhante no convite, onde as fórmulas podem ser precisas.

Que informação pertence a um save the date

Cinco elementos, e uma forte inclinação para deixar tudo o resto de fora. Um save the date que tenta ser um convite baralha os convidados quanto ao que devem fazer com ele.

1. Os dois nomes. Só os primeiros nomes servem perfeitamente num casamento informal; nome e apelido num casamento formal.
2. A data, com o ano. "15 de agosto" é genuinamente ambíguo a oito meses de distância. Escrevam sempre o ano.
3. A cidade ou a região. Não a morada do espaço — apenas o suficiente para os convidados orçamentarem a viagem. "Douro" ou "nos arredores de Évora" cumprem a função.
4. A fórmula "convite a seguir". Diz aos convidados que por agora não há nada a responder, que é o ponto onde nascem mais equívocos.
5. O link para a vossa página de casamento, se tiverem uma. É aí que os detalhes vão aparecendo à medida que se consolidam.

O que deixar de fora:

• Lista de presentes ou indicações sobre prendas. Nunca num save the date. Lê-se como um pedido em vez de um anúncio. Os detalhes sobre presentes ficam na página de casamento e, mesmo aí, com discrição — a secção de fundo de presentes de um convite Pressed Love fica por baixo da informação prática exatamente por esta razão.
• Um RSVP. Ainda não há nada a que responder. Pedi-lo tão cedo produz respostas que vão mudar.
• Dress code e programa. É provável que ambos mudem. Guardem-nos para o convite.
• Tudo aquilo de que não tenham a certeza. Se um detalhe ainda pode mudar, não deve estar num save the date.

Envia-se um save the date se o espaço ainda não estiver reservado?

Sim — desde que a data já não possa mudar. Este ponto faz os noivos tropeçar constantemente, e a confusão vem de tratar o espaço e a data como uma só decisão quando, para os convidados, são duas coisas muito diferentes.

Aos convidados interessa a data para marcarem férias e a cidade para orçamentarem a viagem. Nenhuma das duas coisas exige o nome do espaço. Quem apanha um voo para o Alentejo não reserva de maneira diferente por o copo de água ser numa herdade em vez de noutra a vinte minutos de distância.

Usem este critério:

• Data fixada, espaço ainda por escolher dentro da mesma zona: enviem. Escrevam a região em vez da morada.
• Data fixada, mas os espaços em cima da mesa ficam em cidades ou países diferentes: esperem. Para quem tem de viajar, o sítio é informação estrutural.
• A data ainda pode mudar: esperem, sempre. Mesmo uma mudança de um fim de semana deita por terra voos e férias que os convidados já marcaram.

Um save the date digital suaviza bastante este problema. Como a página vive num link permanente e não dentro de uma caixa de correio, podem publicar agora com a data e a região e acrescentar o espaço, o programa e o alojamento à medida que se confirmam — sem reimprimir nem reenviar nada. Os convidados que voltam ao link veem sempre a versão atual. Se quiserem ver como essa página está estruturada antes de decidir, a galeria de modelos mostra todos os layouts com conteúdo real lá dentro.

Digital ou papel: muda a data de envio?

Não. A janela é definida pela antecedência com que os convidados planeiam, não pela forma como a mensagem viaja. Seis a oito meses perto de casa, nove a doze num destination wedding, quer o save the date chegue pelo correio quer pelo telemóvel.

O que muda é tudo o que está antes e depois dessa janela.

Há ainda uma vantagem de sequência que vale a pena conhecer. Com um save the date digital podem publicar a página cedo, com apenas a data e a região preenchidas, partilhar esse link no momento certo e deixar a página crescer até ser o convite completo à medida que os detalhes se confirmam. O mesmo endereço acompanha os noivos do "save the date" ao "está aqui tudo o que precisam de saber" sem um segundo envio. É também por isso que a forma de enviar conta: a Pressed Love envia convidado a convidado por WhatsApp, SMS ou email, para que o save the date chegue tanto aos familiares que nunca abrem o email como aos amigos que nunca abrem o correio.

Para a comparação mais alargada, incluindo custos e a questão da etiqueta, leiam convites de casamento digitais ou em papel e porque é que os noivos mudam para o digital.

O que acontece depois do save the date

O save the date é o primeiro de quatro marcos com data marcada. Acertar no primeiro torna os três seguintes mais fáceis, porque cada prazo seguinte se conta para trás a partir do dia do casamento.

1. Save the date — 6 a 8 meses antes (9 a 12 num destination wedding)
2. Convite completo — 6 a 8 semanas antes (10 a 12 num destination wedding). É o documento operacional: espaço, programa, dress code, alojamento, transportes, RSVP. O quadro completo está em quando enviar os convites de casamento.
3. Prazo do RSVP — 3 a 4 semanas antes (4 a 6 num destination wedding), o que vos dá margem para insistir com quem não respondeu antes de o catering fechar os números por volta dos 14 dias antes
4. Planta de mesas fechada — 7 a 10 dias antes, quando os números deixam de mexer. Uma planta de mesas sincronizada com os RSVP faz com que uma alteração de última hora reorganize uma mesa em vez do plano inteiro.

Cinco erros a evitar com os save the dates

1. Enviar antes de a data ser certa. O único erro de calendário sem retorno. Esperem pela certeza e só depois enviem.
2. Enviar a mais pessoas do que aquelas que podem convidar. A lista dos save the dates deve ser um subconjunto da lista de convidados, nunca o contrário.
3. Esquecer o ano. "Sábado, 15 de agosto" é ambíguo quando faltam oito meses para o casamento e há outro agosto pelo meio.
4. Incluir a lista de presentes. Transforma um anúncio num pedido, e os convidados reparam.
5. Esperar pelo design perfeito. Acontece muitas vezes: os noivos perdem dois meses em decisões estéticas e acabam a enviar um save the date lindíssimo tarde demais para servir de alguma coisa. O que interessa é a data. Enviem-na.

Em resumo

Seis a oito meses num casamento perto de casa, nove a doze num destination wedding, dez a doze num fim de semana prolongado, e de imediato se o noivado for curto. Enviem só quando a data estiver fechada. Enviem só a pessoas que têm a certeza de que vão convidar. Fiquem-se pelos nomes, a data, a região e a fórmula "convite a seguir".

Quando estiverem prontos para criar o vosso, comecem pelo save the date e deixem a mesma página tornar-se mais tarde o convite completo — criem-no em /create, vejam a pré-visualização de graça e publiquem quando a data estiver confirmada. O preço é único e começa nos €49 com acesso vitalício, por isso o save the date e o convite são uma só compra em vez de duas: vejam o que cada plano inclui.

Quando enviar os save the dates — perguntas frequentes