Quando Inviare i Save the Date: Tempistiche

Inviate i save the date da 6 a 8 mesi prima di un matrimonio in zona e da 9 a 12 mesi prima di un destination wedding. La partecipazione arriva dopo: 6-8 settimane prima se il matrimonio è vicino, 10-12 settimane se è lontano. Qui sotto trovate il calendario completo per tipo di matrimonio, più le due decisioni su cui le coppie si bloccano sempre: chi deve riceverlo e se si può mandare prima di aver firmato con la location.

Calendario dei save the date: tabella di riferimento

Trovate il vostro tipo di matrimonio nella colonna di sinistra e leggete la riga per intero. Ogni riga dà per scontato che la data sia già confermata: è l'unica condizione che deve essere vera prima che tutto il resto di questa pagina abbia senso.

Quando si mandano i save the date?

Il save the date si manda nel momento in cui due cose diventano vere insieme: la data è bloccata e gli invitati hanno ancora abbastanza tempo per organizzarsi la vita intorno. Per la maggior parte dei matrimoni quell'incrocio cade tra i 6 e gli 8 mesi prima.

Aiuta essere chiari su cosa sia davvero un save the date. Non è una partecipazione in miniatura. Non porta programma, né dress code, né RSVP. Il suo unico compito è prenotare una casella sul calendario di qualcuno prima che se la prenda qualcos'altro. Le cose per cui agli invitati serve quel margine sono molto concrete:

• Chiedere le ferie, che molti datori di lavoro vogliono con mesi di anticipo
• Prenotare i voli finché le tariffe hanno ancora senso
• Bloccare un alloggio prima che la disponibilità in zona sparisca
• Organizzare chi tiene i bambini o gli animali per un weekend fuori
• Dire di no all'altro matrimonio, al battesimo o alla trasferta di lavoro che cade nello stesso weekend

Quest'ultimo punto pesa più di quanto le coppie immaginino. La stagione dei matrimoni è fittissima, e gli invitati che più desiderate — gli amici più stretti tra i venticinque e i trentacinque anni — sono proprio quelli che ricevono il maggior numero di inviti in concorrenza. Il save the date è il modo per mettervi in testa a quella fila.

Con quanto anticipo vanno inviati i save the date?

Sei-otto mesi è la risposta per la stragrande maggioranza dei matrimoni. La parte utile è capire i limiti da una parte e dall'altra, così da poter giudicare il vostro matrimonio invece di seguire una regola alla cieca.

Oltre i 10 mesi: di solito troppo presto

Superati i dieci mesi circa, la maggior parte degli invitati non vede la propria agenda con abbastanza nitidezza perché il messaggio faccia effetto. Il biglietto viene ammirato, attaccato al frigorifero e dimenticato. Peggio ancora: mandarlo troppo presto spesso significa annunciare prima che i vostri piani siano stabili, e il rischio di dover spostare la data cresce man mano che si va indietro nel tempo. Le eccezioni però esistono davvero: destination wedding, ponti e festività, e qualsiasi matrimonio in cui una fetta significativa di invitati prende un volo lungo.

Sei-otto mesi: la finestra standard

È qui che l'orizzonte di programmazione e la memoria si sovrappongono. Gli invitati riescono a chiedere le ferie, i prezzi dei viaggi sono ancora ragionevoli e il matrimonio è abbastanza vicino da sembrare reale. Se da questo articolo dovete portarvi via un solo numero, portatevi questo.

Meno di 4 mesi: state comprimendo tutti

Un save the date che arriva a quattro mesi aiuta ancora, ma schiaccia lo spazio tra sé e la partecipazione, che parte 6-8 settimane prima del giorno. A quel punto state mandando due messaggi nell'arco di otto settimane e il secondo fa comunque quasi tutto il lavoro. Se siete già dentro i quattro mesi, valutate di saltare avanti: vedete la sezione sul fidanzamento breve qui sotto.

Mai prima che la data sia certa

Questa regola batte qualsiasi altra considerazione sui tempi. Un save the date è una richiesta di impegno, e chiedere alle persone di bloccare una data due volte consuma quella buona volontà che vi servirà più avanti. Se il contratto con la location non è firmato e la data potrebbe ancora slittare di un weekend, aspettate. Se la data è fissa e l'unica cosa indecisa è la location, mandate pure.

Quando inviare i save the date per un destination wedding

Nove-dodici mesi. Spingetevi verso i dodici pieni se vale una di queste condizioni: il matrimonio cade in alta stagione per quella zona, gli invitati attraversano più di un fuso orario, la destinazione ha poche sistemazioni disponibili, oppure state chiedendo alle persone di prendere più di due giorni di ferie.

Il save the date di un destination wedding deve lavorare un po' di più di uno locale, perché sulla sua base gli invitati prendono decisioni economiche:

• Indicate l'intervallo di date, non solo il giorno della cerimonia. Se vi aspettate che gli invitati arrivino venerdì e ripartano lunedì, ditelo. Se date solo un sabato, la gente prenota il numero sbagliato di notti.
• Scrivete qual è l'aeroporto più vicino. Una riga vi risparmia cinquanta messaggi individuali più avanti.
• Fate capire l'ordine di spesa. Una frase come "abbiamo bloccato alcune camere da circa €120 a notte, i dettagli seguiranno" permette agli invitati di decidere presto e con onestà.
• Dite quando arriverà la partecipazione. "Tutti i dettagli in primavera" ferma sul nascere le domande di chiarimento.

Se gli invitati arrivano da più paesi, il save the date è anche il punto in cui la lingua diventa per la prima volta un problema pratico. Un invito Pressed Love viene pubblicato in 29 lingue: ogni invitato apre il link e lo vede nella lingua del proprio dispositivo, con un selettore manuale se preferisce un'altra. Voi scrivete il testo originale una volta sola. Per una lista di invitati internazionale è la ragione più forte in assoluto per fare il save the date digitale invece che stampato.

Quando inviare i save the date per un matrimonio in un ponte o durante le festività

Dieci-dodici mesi. I ponti — festivi infrasettimanali, weekend lunghi, i giorni intorno a Natale e Capodanno — sono le date più contese dell'anno di chiunque. Non state gareggiando tanto con altri matrimoni quanto con le tradizioni di famiglia, le vacanze già prenotate e i piani che le persone fanno ogni anno senza nemmeno pensarci.

Due cose da aggiungere a un save the date di questo tipo. Primo, riconoscete la cosa apertamente: una riga come "sappiamo che è un ponte, e ci farebbe piacere passarne una parte insieme a voi" suona premurosa invece che pretenziosa. Secondo, siate espliciti su quale giorno del ponte cade il matrimonio, così gli invitati possono costruirci intorno il resto della pausa invece di cancellare tutti e tre i giorni.

Aspettatevi comunque una percentuale di conferme leggermente più bassa rispetto a un sabato normale, per quanto presto mandiate il save the date, e costruite la lista degli invitati tenendone conto.

Quando inviare i save the date se il fidanzamento è breve

I fidanzamenti brevi non richiedono una filosofia diversa, solo un'esecuzione più rapida. Il fattore decisivo è quanto spazio resta tra oggi e il matrimonio.

• Da 6 a 9 mesi: mandate il save the date adesso, entro una o due settimane da quando fissate la data. Non aspettate una grafica che vi faccia innamorare: in questa fase il messaggio conta più dell'estetica. La partecipazione completa parte comunque a 6-8 settimane.
• Da 5 a 6 mesi: il save the date vale ancora la pena, ma tenetelo breve e fatelo seguire dalla partecipazione a 8 settimane. Valutate di avvisare prima le persone più care per telefono o con un messaggio vocale, così chi conta davvero non lo scopre da una comunicazione collettiva.
• Meno di 5 mesi: saltate il save the date. Concentrate le energie sul mandare la partecipazione completa 8-10 settimane prima del giorno, con tutti i dettagli pratici già dentro, e fissate la scadenza RSVP a 3 settimane. Due annunci separati dentro una finestra così stretta si indeboliscono a vicenda.

È qui che il digitale cambia davvero i conti. I save the date stampati richiedono dalle tre alle sei settimane tra grafica, bozze, stampa e spedizione prima ancora di arrivare in una cassetta della posta: con un fidanzamento breve, quel tempo è una fetta importante del margine che vi resta. Un save the date digitale passa dalla decisione alla consegna nello stesso giorno.

Chi riceve il save the date

Tutti quelli della vostra lista principale, e nessun altro. In concreto significa:

• La famiglia stretta di entrambi
• Testimoni e damigelle, con i rispettivi partner
• Gli invitati che dovranno viaggiare o prendere ferie, che poi è quasi tutta la ragione per cui il save the date esiste
• Chiunque vi dispiacerebbe sinceramente non avere lì

Due categorie che tutti dimenticano: gli invitati che verranno già a un altro evento che state organizzando (hanno comunque bisogno della data per iscritto) e il celebrante, il fotografo o altri fornitori che sono anche amici personali.

La regola senza eccezioni

Chi riceve un save the date deve ricevere anche la partecipazione. Non esiste un modo elegante per uscirne. Un save the date è una promessa, e ritirarla perché la lista si è accorciata, il budget si è ristretto o la location ha meno posti di quanto pensavate è la cosa più dannosa che possiate fare a un'amicizia durante l'organizzazione.

La conseguenza pratica è che la vostra lista di save the date deve essere più corta di quella che immaginate sarà la lista degli invitati. Mandatelo alle persone di cui siete certi. Tenete da parte ogni nome in bilico — i colleghi di secondo livello, gli accompagnatori di relazioni che potrebbero non arrivare a fine anno, i cugini lontani — fino alla fase della partecipazione, quando i numeri definitivi li conoscete. Se il save the date non arriva a qualcuno che poi riceve la partecipazione, non si è perso nulla. Il contrario non si recupera.

La stessa logica vale per gli accompagnatori e per i bambini. Se il save the date è intestato a "Giulia e Matteo", vi siete già impegnati a invitare anche Matteo. Se non ne siete ancora sicuri, intestatelo alla sola Giulia e risolvete la questione dell'accompagnatore sulla partecipazione, dove le formule possono essere precise.

Quali informazioni vanno su un save the date

Cinque elementi, e una forte tendenza a lasciare fuori tutto il resto. Un save the date che cerca di essere una partecipazione confonde gli invitati su cosa dovrebbero farci.

1. I vostri due nomi. Solo i nomi di battesimo vanno benissimo per un matrimonio informale; nome e cognome per uno formale.
2. La data, anno compreso. "15 agosto" è davvero ambiguo a otto mesi di distanza. Scrivete sempre l'anno.
3. La città o la zona. Non l'indirizzo della location: solo quanto basta agli invitati per stimare il viaggio. "Lago di Como" o "nei dintorni di Lecce" fanno il loro lavoro.
4. La formula "seguirà partecipazione". Dice agli invitati che per ora non devono rispondere a nulla, che è il punto in cui nascono più equivoci.
5. Il link alla vostra pagina di nozze, se ne avete una. È lì che i dettagli compariranno man mano che si consolidano.

Cosa lasciare fuori:

• Lista nozze o indicazioni sui regali. Mai su un save the date. Si legge come una richiesta invece che come un annuncio. I dettagli sui regali stanno sul sito di nozze, e anche lì con discrezione: la sezione lista nozze in denaro di un invito Pressed Love sta sotto le informazioni pratiche esattamente per questo motivo.
• L'RSVP. Non c'è ancora nulla a cui rispondere. Chiederlo così presto produce risposte destinate a cambiare.
• Dress code e programma. Cambieranno quasi sicuramente. Conservateli per la partecipazione.
• Qualsiasi cosa di cui non siate certi. Se un dettaglio potrebbe cambiare, non deve stare su un save the date.

Si manda il save the date se la location non è ancora prenotata?

Sì, a patto che la data non possa più spostarsi. È un punto su cui le coppie inciampano di continuo, e l'equivoco nasce dal trattare location e data come un'unica decisione quando per gli invitati sono due cose molto diverse.

Agli invitati serve la data per chiedere le ferie e la città per stimare il viaggio. Nessuna delle due richiede il nome della location. Chi prende un volo per la Puglia non prenota diversamente perché il ricevimento è in una masseria invece che in un'altra a venti minuti di distanza.

Usate questo criterio:

• Data fissata, location ancora da scegliere nella stessa zona: mandate. Scrivete la zona invece dell'indirizzo.
• Data fissata, ma le location in lizza sono in città o paesi diversi: aspettate. Per chi deve viaggiare, il luogo è un'informazione portante.
• La data potrebbe ancora spostarsi: aspettate, sempre. Anche uno spostamento di un solo weekend manda all'aria voli e ferie che gli invitati hanno già prenotato.

Un save the date digitale ammorbidisce parecchio questo problema. Poiché la pagina vive su un link permanente e non dentro una cassetta della posta, potete pubblicare ora con data e zona e aggiungere location, programma e alloggi man mano che si confermano, senza ristampare né rimandare nulla. Gli invitati che tornano sul link vedono sempre la versione aggiornata. Se volete vedere com'è strutturata quella pagina prima di decidere, la galleria dei modelli mostra ogni layout con contenuti veri dentro.

Digitale o carta: cambia la data di invio?

No. La finestra la stabilisce l'anticipo con cui si organizzano gli invitati, non il modo in cui viaggia il messaggio. Sei-otto mesi in zona, nove-dodici per un destination wedding, che il save the date arrivi per posta o sul telefono.

Quello che cambia è tutto ciò che sta prima e dopo quella finestra.

C'è poi un vantaggio di sequenza che vale la pena conoscere. Con un save the date digitale potete pubblicare la pagina in anticipo compilando solo data e zona, condividere quel link al momento giusto e lasciare che la pagina cresca fino a diventare la partecipazione completa man mano che i dettagli si confermano. Lo stesso indirizzo accompagna una coppia dal "save the date" al "ecco tutto quello che vi serve" senza un secondo invio. Ecco perché conta anche il modo in cui si spedisce: Pressed Love invia a ogni invitato via WhatsApp, SMS o email, così il save the date raggiunge sia i parenti che non guardano mai la posta elettronica sia gli amici che non aprono mai quella cartacea.

Per il confronto completo, costi e questione di galateo compresi, leggete inviti di matrimonio digitali o di carta e perché le coppie passano al digitale.

Cosa succede dopo il save the date

Il save the date è la prima di quattro scadenze. Azzeccare la prima rende più semplici le altre tre, perché ogni scadenza successiva si conta a ritroso dal giorno del matrimonio.

1. Save the date — 6-8 mesi prima (9-12 per un destination wedding)
2. Partecipazione completa — 6-8 settimane prima (10-12 per un destination wedding). È il documento operativo: location, programma, dress code, alloggi, trasporti, RSVP. Il quadro completo è in quando inviare le partecipazioni di matrimonio.
3. Scadenza RSVP — 3-4 settimane prima (4-6 per un destination wedding), così avete un margine per sollecitare chi non ha risposto prima che il catering chiuda i numeri intorno ai 14 giorni prima
4. Tableau de mariage definitivo — 7-10 giorni prima, quando i numeri smettono di muoversi. Un tableau de mariage sincronizzato con gli RSVP fa sì che un cambio dell'ultimo minuto riorganizzi un tavolo e non l'intero piano.

Cinque errori da evitare con i save the date

1. Mandarlo prima che la data sia certa. L'unico errore di tempi da cui non si torna indietro. Aspettate la certezza, poi mandate.
2. Mandarlo a più persone di quante ne potete invitare. La lista dei save the date deve essere un sottoinsieme della lista degli invitati, mai il contrario.
3. Dimenticare l'anno. "Sabato 15 agosto" è ambiguo quando al matrimonio mancano otto mesi e nel mezzo c'è un altro agosto.
4. Inserire i dettagli della lista nozze. Trasforma un annuncio in una richiesta, e gli invitati se ne accorgono.
5. Aspettare la grafica perfetta. Capita spessissimo che le coppie perdano due mesi in decisioni estetiche e finiscano per mandare un save the date bellissimo troppo tardi perché serva a qualcosa. Il punto è la data. Mandatela.

In sintesi

Sei-otto mesi per un matrimonio in zona, nove-dodici per un destination wedding, dieci-dodici per un ponte o una festività, e subito se il fidanzamento è breve. Mandatelo solo quando la data è bloccata. Mandatelo solo alle persone che siete certi di invitare. Limitatevi a nomi, data, zona e "seguirà partecipazione".

Quando siete pronti a crearne uno, partite dal save the date e lasciate che la stessa pagina diventi poi la vostra partecipazione completa: progettatelo su /create, guardate l'anteprima gratis e pubblicate quando la data è confermata. Il prezzo è una tantum e parte da €49 con accesso a vita, quindi il save the date e la partecipazione sono un solo acquisto e non due: scoprite cosa include ogni piano.

Quando inviare i save the date — domande frequenti